Código de Conducta Empresarial

Introducción

NORMA 4 es una sociedad que trabaja en el sector de tecnologías de la información y comunicación (ITC), con una excelencia operacional reconocida, y una focalización fundamental en el desarrollo de productos informáticos, fomentando la innovación.

Constituyen los Valores y Principios rectores de la actuación de NORMA 4 los siguientes:

Valores
  • Legalidad
  • Equidad
  • Profesionalidad
  • Respeto a las personas
  • Defensa del accionista
  • Respeto al medio ambiente y al entorno
Principios
  • Calidad es nuestra prioridad
  • Ética, honestidad e integridad
  • Mejora continua e innovación
Como complemento a estos principios básicos de actuación de la empresa y a la legislación vigente, el Consejo de Administración de NORMA 4 ha entendido conveniente aprobar unas reglas de conducta que, como reflejo de los citados valores y principios, conformen un Código de Conducta Empresarial para todos sus empleados, directivos, colaboradores, etc.
Este Código se suma al compromiso que Norma 4 adquirió en el año 2009 como entidad firmante del Pacto Mundial de Naciones Unidas para la implantación de los diez principios de conducta que promulga en materia de Derechos Humanos, Medio Ambiente, Derechos Laborales y Lucha contra la Corrupción.

Estos Principios son:

Las empresas deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos fundamentales, reconocidos internacionalmente, dentro de su ámbito de influencia.
  • Las empresas deben asegurarse de que no son cómplices en la vulneración de los derechos humanos.
  • Las empresas deben apoyar la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.
  • Las empresas deben apoyar la eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción.
  • Las empresas deben apoyar la erradicación del trabajo infantil.
  • Las empresas deben apoyar la abolición de las prácticas de discriminación en el empleo y la ocupación.
  • Las empresas deberán mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente.
  • Las empresas deben fomentar las iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental.
  • Las empresas deben favorecer el desarrollo y la difusión de las tecnologías respetuosas con el medio ambiente.
  • Las empresas deben trabajar contra la corrupción en todas sus formas, incluidas extorsión y soborno.
Documentos

Los documentos relativos al Código de Conducta Empresarial que serán acatados por el equipo directivo, los empleados y colaboradores son los siguientes:
  • El presente Código de Conducta Empresarial.
  • Los procedimientos internos de aplicación de la empresa.
Campo de Aplicación

El Código de Conducta se aplica al equipo directivo, a todos los empleados y colaboradores de NORMA 4, de quienes se espera actúen en conformidad con él, junto con nuestros asociados (socios comerciales, componentes de UTEs, intermediarios, subcontratistas, agentes, principales proveedores y prestatarios de servicios), de quienes también se espera su adhesión a este Código cuando traten negocios con ésta empresa o en su nombre y representación. Debemos asegurarnos de que todos ellos conocen el contenido y cumplen nuestro Código de Ética Profesional.

El cumplimiento de los Principios y Reglas de Conducta de la Empresa

Todo colaborador que no se atenga a las estipulaciones del Código de Conducta será sometido a medidas disciplinarias que pueden llegar hasta la ruptura de la relación laboral.

En cualquier caso, el autor de una infracción tiene derecho a ser oído y a defenderse antes de que se le aplique una sanción disciplinaria. Cada empleado y colaborador deberá denunciar cualquier petición u oferta de pago o de ventaja ilícita que pueda llegar a conocer.

Cualquier empleado o colaborador que tenga conocimiento de hechos que constituyan evidencias o sospechas de infracciones al Código de Conducta Empresarial pueden ser puestas de manifiesto ante:
  • Su superior inmediato, o
  • Al superior de su superior, o
  • Al Consejo de Administración
No se aplicará ninguna sanción a un colaborador que, de manera justificada y/o de buena fe, comunica una infracción. Sin embargo, toda persona que haya participado en una infracción podría ser objeto de las sanciones disciplinarias en las que hubiera incurrido, incluso aunque sea el que ha comunicado la infracción. Todas las informaciones obtenidas estarán cubiertas por el anonimato.

Está integrado éste Código de Conducta Empresarial por las siguientes normas:

1.- Actuación conforme a la ley y a la ética
El equipo directivo y todos los trabajadores que forman parte de NORMA 4 deberán desempeñar su función en la organización, no solamente con estricto cumplimiento de la legislación aplicable, sino evitando, además, cualquier práctica que no sea éticamente aceptable bajo estrictos criterios de honestidad e integridad moral.

2.-Confidencialidad
Todas las informaciones obtenidas con ocasión de la prestación de nuestros servicios deben ser tratadas y deben permanecer en la más estricta confidencialidad, salvo que sean objeto de una difusión pública autorizada.

Las informaciones técnicas, los sistemas, innovaciones y conocimientos desarrollados o adquiridos por Norma 4 y las que sean objeto de acuerdos de no-divulgación, se deben mantener y conservar de manera estrictamente confidencial.

El uso de esta información ha de permanecer restringida a los fines profesionales autorizados y no ser utilizada con un objetivo personal. Su utilización se debe limitar a las personas habilitadas para recibirlos y utilizarlos.

Todas las personas que se obligan al cumplimiento del presente Código, deben tomar las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información a la que acceden, respetando a título personal este compromiso de confidencialidad y cuidando de que sea respetado por los colaboradores bajo su responsabilidad, utilizando medios adecuados ya sea a través de cláusulas del contrato de trabajo, firma de acuerdos de confidencialidad o bien cualquier otro medio equivalente en derecho local. Los colaboradores de Norma 4, seguirán sujetos a estas obligaciones de confidencialidad después de cesar en sus funciones.

3.-Compromisos en relación con los clientes
La política de NORMA 4 consiste en ofrecer a nuestros clientes productos y servicios de elevada calidad, a precios adecuados y cumpliendo los compromisos sin demora respecto de las fechas contratadas con los clientes, y atendiendo a lo dispuesto en cada contrato.

No podrán aceptarse regalos o prestaciones equivalentes que no sean habituales en el mercado y de razonable valor. En caso de duda, deberá informarse al responsable del área de la que dependa el empleado.

4.- Compromisos con los empleados
Creemos firmemente que las relaciones con los empleados deben basarse en la confianza mutua, el respeto y un reconocimiento patente de la dignidad de todos los empleados.

No se discriminará a los empleados por razones de raza, sexo, edad, religión o cualquier otra condición ajena a su capacidad profesional.

5.- Compromisos con los accionistas
La actuación de las personas que integran NORMA 4 estará dirigida a proteger y maximizar el valor de las inversiones de nuestros accionistas, obteniendo una rentabilidad razonable a dicha inversión.

Es obligación del equipo directivo informar a nuestros accionistas con honestidad y transparencia de la evolución de la compañía.

6.- Compromisos con los proveedores
Las decisiones en relación con los proveedores deberán tomarse de manera imparcial, evitando cualquier conflicto de interés, debiendo estar basadas, en todo caso, en datos de carácter objetivo, considerando la calidad del producto o servicio a adquirir, su valor, el precio y teniendo en cuentas las condiciones del mercado.

En relación con los proveedores, será aplicable lo previsto en el párrafo segundo del número 3 anterior.

7.- Compromiso con la salud, seguridad y el medio ambiente
Es esencial para NORMA 4: Diseñar, fabricar y distribuir sus productos y servicios, así como el manejo de todo tipo de materiales, de manera segura y sin provocar riesgos inadmisibles para la salud, la seguridad y el medio ambiente, cumpliendo en consecuencia las leyes y ordenanzas pertinentes relativas a estas materias.

8.- Compromiso con la Comunidad
Norma 4 cumple la legislación vigente, asume sus obligaciones sociales y está comprometida con el crecimiento económico y social a través de la creación y mantenimiento de empleo.

9.- Información fiel
La información económico financiera de NORMA 4, tanto interna como externa, reflejará fielmente su realidad económica, financiera y patrimonial de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

10.- Normas en relación con los pagos
Cualquier acuerdo con terceros del que se derive cualquier obligación de pago para NORMA 4, deberá constar por escrito -en el que se describirá de manera suficiente el servicio de que se trate- y contar con la autorización de la persona que corresponda de acuerdo con los sistemas y procedimientos de la sociedad.

Cualquier pago que deba realizar la sociedad deberá efectuarse mediante cheque nominativo o transferencia bancaria, quedando expresamente prohibidos los pagos en metálico o mediante cheque al portador, salvo autorización expresa del Consejo de Administración.

Queda expresamente prohibido cualquier pago, directo o indirecto, de comisiones o cualquier otra forma de retribución con objeto de obtener pedidos o conseguir cualquier ventaja comercial. Se exceptúan de lo anterior, los pagos realizados a agentes comerciales o representantes de la Sociedad (externos o internos), derivados de una relación contractual. No se incluyen en dicha prohibición los gastos o atenciones que se puedan considerar habituales o usuales en el mercado, en importes razonables teniendo en cuenta su naturaleza, frecuencia y cuantía. En todo caso, deberán ser autorizados por la persona que tenga la responsabilidad de la unidad de que se trate.

De igual manera, queda expresamente prohibido cualquier pago a funcionarios o empleados de cualquier organismo o entidad pública o privada.

11.- Conflictos de intereses

Todos los empleados y colaboradores de NORMA 4 deberán abstenerse de intervenir en aquellos asuntos en los que pueda existir un conflicto de intereses en un empleado o colaborador de la sociedad, de manera que en todo caso la decisión se adopte en atención exclusivamente a los intereses de NORMA 4.

A tal efecto, cualquier persona que entienda que se encuentra potencialmente en una situación de conflicto de intereses a causa de otras actividades que realice fuera de la sociedad, sus relaciones familiares, su patrimonio personal o cualquier otro motivo, deberán comunicarlo de manera inmediata a su responsable, al efecto de que éste analice la existencia o no de dicho conflicto y, en su caso, excluya a la persona en concreto, de cualquier intervención en el asunto en relación con el cual exista un conflicto de intereses.

En especial, todo empleado de NORMA 4 que tenga relaciones patrimoniales, ya sea directamente o a través de parentesco, con proveedores y/o competidores, tiene la responsabilidad de ponerlo en conocimiento del responsable del área de la que dependa. Para ello, utilizará el documento anexo nº 1.

12.- Lucha contra la corrupción
NORMA 4 rechaza categóricamente la corrupción en todas sus formas y prohibimos el ofrecimiento de regalos, dar o aceptar sobornos de cualquier forma directa o indirecta de corrupción, incluyendo comisiones ilícitas, la utilización de fondos o capitales con fines inmorales y el uso de vías o circuitos paralelos destinados al pago o a la recepción de beneficios ilícitos destinados o procedentes de clientes, agentes, contratantes, proveedores y funcionarios públicos.

Así mismo NORMA 4 aplica las leyes nacionales e internacionales relativas a la lucha contra la corrupción.

13.- Competencia Desleal
NORMA 4 practica la competencia con lealtad y de acuerdo con las leyes aplicables. Los directivos que infrinjan el derecho de la competencia incurrirán en penas civiles o penales severas. En caso de duda cualquier empleado o colaborador debe pedir consejo a la dirección jurídica que le indique el órgano de administración.

No se denigrará, ni se disminuirá o se difamará intencionadamente a nuestros competidores cuando dialogamos con clientes; no nos comprometemos a realizar una prestación de servicios que seamos incapaces de proporcionar, ni decimos que NORMA 4 está acreditada para prestar un servicio determinado sin haberlo comprobado previamente.

14.- Incumplimiento

El incumplimiento las normas del presente Código de Conducta Empresarial dará lugar a la aplicación de las medidas disciplinarias oportunas de acuerdo con la legislación aplicable.

15.- Interpretación
Cualquier duda que pueda derivarse de la interpretación del presente Código de Conducta será resuelta por la Dirección de Recursos Humanos de la empresa.

El presente Código de Conducta Empresarial ha sido aprobado por el Consejo de Administración de Norma 4.